Zákazkové listy online — od zakázky po fakturu

Co je zákazkový list a proč ho potřebujete

Zákazkový list je doklad, který zachycuje veškerou práci provedenou na konkrétní zakázce. Obsahuje informace o tom, kdo na zakázce pracoval, kolik hodin strávil, jaký materiál spotřeboval a kolik kilometrů najezdil. Na konci práce zákazník potvrdí rozsah provedených prací svým podpisem.

Pro elektrikáře, instalatéry, topenáře, stavební firmy a facility management je zákazkový list klíčovým dokumentem. Bez něj se řemeslník spoléhá na paměť nebo poznámky na kusu papíru, což vede k chybám ve fakturaci, sporům se zákazníky a ztrátě peněz za neúčtovaný materiál nebo pracovní hodiny.

Tradiční papírové zákazkové listy mají řadu nevýhod: ztrácejí se, jsou nečitelné, musí se ručně přepisovat do fakturačního systému a zákazník nemá vlastní kopii. Digitální zákazkový list ve vystav.to všechny tyto problémy řeší a navíc přidává možnost automatického převodu na fakturu, což žádný papírový formulář neumí.

Většina fakturačních programů na českém trhu zákazkové listy vůbec nenabízí. Umožní vám vystavit fakturu, ale samotnou evidenci práce v terénu neřeší. vystav.to je jiné: pokrývá celý proces od zakázky po fakturu v jedné aplikaci. A právě to z něj dělá nástroj nejen pro kancelář, ale i pro dodávku a staveniště.

Dashboard vystav.to se zákazkovými listy a přehledem zakázek — Přehled zakázek a zákazkových listů na dashboardu vystav.to

Jak to funguje: od zakázky po fakturu v 6 krocích

Celý proces je navržen tak, aby technik v terénu zvládl vše z telefonu nebo tabletu. Žádné přepisování, žádné papíry, žádné chybějící údaje.

1. Vytvořte zákazkový list

V aplikaci klikněte na „Nový zákazkový list". Vyplňte název zakázky, vyberte klienta z adresáře (nebo ho přidejte přes ARES pomocí IČO) a zapište stručný popis práce. Zákazkový list je připraven během několika sekund.

2. Přiřaďte techniky

Přidejte jednoho nebo více techniků, kteří na zakázce pracují. Každý technik má vlastní uživatelský účet a vidí jen zakázky, které mu byly přiřazeny. Správce má přehled o všech zakázkách a technicích najednou.

3. Zaznamenejte pracovní dny

Každý technik eviduje své pracovní dny přímo v aplikaci: datum, počet odpracovaných hodin a hodinovou sazbu. Systém automaticky vypočítá náklady za práci. Můžete evidovat i příjezd, odjezd a přestávky.

4. Přidejte cestovné a kilometry

Zaznamenejte ujeté kilometry a sazbu za kilometr. Cestovné se automaticky připočítá k celkovým nákladům zakázky. Nemusíte složitě dohledávat, kolikrát technik na stavbu jel a kolik to stálo.

5. Vyberte materiál ze skladu

Spotřebovaný materiál přidáte přímo ze skladové evidence ve vystav.to. Vyberete položku, zadáte množství a systém automaticky odečte zásobu a přidá cenu materiálu do zákazkového listu. Žádné ruční počítání.

6. Podpis zákazníka a faktura

Po dokončení práce zákazník podepíše zákazkový list přímo na displeji telefonu nebo tabletu. Podpis se uloží jako součást dokladu. Pak stačí kliknout na „Převést na fakturu" a všechny položky se automaticky přenesou do nové faktury s QR kódem.

Klíčové funkce zákazkových listů

Zákazkové listy ve vystav.to nejsou jen jednoduchý formulář. Jsou navrženy pro reálné potřeby řemeslníků a servisních firem, kteří pracují v terénu a potřebují spolehlivý nástroj na evidenci práce.

Více techniků na jedné zakázce

Na jednom zákazkovém listu může pracovat neomezený počet techniků. Každý eviduje vlastní hodiny, kilometry a materiál. Systém vše sečte a vy máte přesný přehled o celkových nákladech zakázky, aniž byste museli cokoliv počítat ručně. Ideální pro větší servisní týmy i menší firmy se dvěma parťáky.

Evidence pracovních dnů a hodin

Každý pracovní den se zapisuje s datem, počtem hodin a hodinovou sazbou. Technik zaznamená práci přímo z terénu, nemusí si nic pamatovat ani zapisovat na papír. Správce firmy vidí v reálném čase, kdo kde pracoval a kolik hodin strávil. Pracovní výkazy tak máte vždy aktuální a kompletní.

Cestovné a sazba za kilometr

Cestovní náklady jsou pro řemeslníky často podstatnou položkou, která se na papírovém zákazkovém listu snadno opomene. Ve vystav.to zadáte počet ujetých kilometrů a sazbu za kilometr. Systém vypočítá cestovné automaticky a zahrne ho do celkové ceny zakázky. Konec nedoúčtovaných jízd.

Materiál přímo ze skladu

Spotřebovaný materiál nemusíte vypisovat ručně. Vyberte ho ze skladové evidence vystav.to, zadejte spotřebované množství a systém automaticky odečte zásoby a přidá materiál s cenou do zákazkového listu. Sklad je vždy aktuální, zákazník vidí přesný rozpis a vy nic neopomenete.

Elektronický podpis zákazníka

Zákazník potvrdí provedení prací svým podpisem přímo na displeji telefonu nebo tabletu technika. Podpis se uloží jako součást zákazkového listu a je viditelný i na vygenerované faktuře. Žádné tištění, žádné skenování, žádná nejistota, jestli zákazník práci skutečně odsouhlasil. Elektronický podpis je důkazem pro případné reklamace nebo spory.

Převod na fakturu jedním kliknutím

Toto je funkce, která vám ušetří nejvíce času. Po dokončení zakázky kliknete na „Převést na fakturu" a systém automaticky vytvoří novou fakturu se všemi položkami: pracovní hodiny, cestovné, materiál. Faktura obsahuje QR kód SPAYD pro rychlou platbu. Místo hodiny přepisování máte fakturu hotovou za pár sekund.

Pro koho jsou zákazkové listy ve vystav.to

Zákazkové listy ocení každý, kdo pracuje v terénu a potřebuje evidovat práci na konkrétních zakázkách. Zde jsou nejčastější obory, kde se digitální zákazkové listy uplatní nejvíce.

Elektrikáři a elektromontéři

Elektrikář často pracuje na zakázkách, které trvají několik dní a zahrnují materiál (kabely, jističe, rozvaděče), cestovné na stavbu a práci více osob. Zákazkový list ve vystav.to umožní zaznamenat vše na jednom místě: odpracované hodiny každého elektrikáře, spotřebovaný materiál ze skladu a kilometry. Na konci zákazník podepíše a elektrikář převede zákazkový list na fakturu jedním kliknutím.

Topenáři, klimatizace a vzduchotechnika (HVAC)

Servisní zásahy na topení, klimatizacích a vzduchotechnice vyžadují přesnou evidenci. Zákazkový list zachytí, co se na místě udělalo, jaký materiál se použil a kolik času technik strávil. Pro pravidelné servisní smlouvy je digitální evidence neocenitelná, protože máte historii všech zásahů na jednom místě.

Instalatéři a vodaři

Opravy potrubí, montáže odpadů, výměna radiátorů — instalatér potřebuje evidovat spotřebovaný materiál (trubky, fitinky, ventily), pracovní hodiny a dojet k zákazníkovi a zpět. Papírový zákazkový list se zamáčkne v kapse montérek. Digitální verze ve vystav.to je vždy v telefonu a vždy čitelná.

Stavební a zednické firmy

Na stavbách pracuje více lidí současně, zakázky trvají dny až týdny a spotřeba materiálu je vysoká. Zákazkové listy ve vystav.to umožní přiřadit více techniků k jedné zakázce, každý eviduje své dny a hodiny. Stavbyvedoucí má přehled o nákladech v reálném čase, nemusí čekat na konec měsíce a sčítat papíry.

Facility management a správa budov

Správci budov řeší desítky drobných oprav měsíčně: výměna zářivky, oprava zámku, čištění odpadů. Každý zásah potřebuje svůj zákazkový list s podpisem správce objektu. Digitální zákazkové listy ve vystav.to dávají přehled o všech zásazích, nákladech a umožňují rychlou fakturaci správcovské firmě.

Zákazkový list ve vystav.to: evidence práce techniků s převodem na fakturu — Zákazkový list s evidencí techniků, materiálu a převodem na fakturu

Proč zákazkové listy právě ve vystav.to

Na českém trhu najdete řadu fakturačních programů. Většina ale řeší jen fakturaci. vystav.to pokrývá celý životní cyklus zakázky od začátku do konce.

Konkurenční nástroje jako iDoklad, Fakturoid nebo Vyfakturuj umožní vystavit fakturu, ale zákazkové listy, evidenci pracovních dnů techniků, cestovné nebo elektronický podpis zákazníka nenabízejí. Pokud jste řemeslník nebo servisní firma, musíte použít papírové formuláře nebo platit za samostatný zakázkový systém a data pak ručně přepisovat do fakturace.

vystav.to je navrženo právě pro řemeslníky a servisní firmy. Zákazkový list, sklad materiálu, evidence nákladů a fakturace jsou v jedné aplikaci. Data tečou plynule od zakázky přes pracovní výkazy až po fakturu s QR kódem, bez přepisování, bez chyb, bez ztráty informací.

Systém funguje kompletně v prohlížeči na počítači, tabletu i telefonu. Technik v terénu nepotřebuje žádnou instalaci, žádný speciální hardware. Stačí telefon s připojením k internetu. Evidence práce probíhá tam, kde se práce skutečně dělá — na stavbě, u zákazníka, v kotelně.

Zákazkové listy jsou k dispozici v tarifech Starter (299 Kč/měs.) a Pro (499 Kč/měs.). Oba tarify zahrnují i fakturaci, sklad, evidenci nákladů, QR kódy SPAYD, CSV export a další funkce. Vyzkoušejte si vystav.to zdarma a přesvědčte se sami.

Často kladené otázky o zákazkových listech

Nenašli jste odpověď na svou otázku? Napište nám na info@vystav.to.

Co je zákazkový list a proč ho potřebuji?

Zákazkový list je doklad, který zachycuje veškerou práci provedenou na zakázce: odpracované hodiny, ujeté kilometry, spotřebovaný materiál a podpis zákazníka. Slouží jako podklad pro fakturaci, reklamační řízení i interní kontrolu nákladů. Digitální zákazkový list ve vystav.to nahrazuje papírové formuláře a umožňuje převod na fakturu jedním kliknutím, což výrazně urychluje fakturaci a eliminuje chyby při ručním přepisování.

Může zákazkový list podepsat zákazník na telefonu nebo tabletu?

Ano. Zákazkové listy ve vystav.to obsahují elektronický podpis přímo v aplikaci. Zákazník podepíše prstem na displeji telefonu nebo tabletu technika. Podpis se uloží jako součást zákazkového listu a je viditelný i na vygenerované faktuře. Nemusíte nic tisknout ani skenovat.

Jak převedu zákazkový list na fakturu?

Po dokončení zakázky stačí kliknout na tlačítko „Převést na fakturu". Systém automaticky přenese všechny položky — pracovní dny, cestovné a materiál — do nové faktury. Zkontrolujete, případně upravíte, a faktura je připravena k odeslání jako PDF s QR kódem SPAYD. Celý proces trvá několik sekund místo desítek minut ručního přepisování.

Kolik techniků mohu přiřadit k jedné zakázce?

Počet techniků na jednom zákazkovém listu není omezen. Každý technik eviduje své vlastní pracovní dny, hodiny a kilometry. Systém pak při převodu na fakturu automaticky sečte veškeré náklady za všechny techniky. Funkce je ideální jak pro dvoučlenné partičky, tak pro větší servisní firmy s desítkami zaměstnanců.

Zákazkové listy.
Digitálně, z terénu, s podpisem zákazníka.