Proforma faktura — zálohová faktura online zdarma

Q: Je proforma faktura daňový doklad?

Ne. Proforma faktura není daňovým dokladem ve smyslu zákona o DPH. Nelze na jejím základě uplatnit odpočet DPH ani ji zahrnout do účetnictví jako náklad nebo výnos. Po přijetí platby je nutné vystavit řádný daňový doklad (fakturu), který splňuje všechny zákonné náležitosti.

Q: Kdy se proforma faktura používá?

Proforma fakturu použijete, když chcete od klienta zálohu před zahájením práce nebo dodáním zboží. Typicky jde o větší zakázky (stavby, rekonstrukce, zakázkový nábytek), spolupráci s novým klientem, u kterého chcete minimalizovat riziko neplacení, nebo u projektů, kde potřebujete krýt vstupní náklady na materiál.

Q: Jak funguje odpočet zálohy na finální faktuře?

Jakmile klient zaplatí proforma fakturu, převedete ji ve vystav.to na řádnou fakturu jedním kliknutím. Systém automaticky přidá zápornou položku s odpočtem zaplacené zálohy, takže klient doplatí jen zbývající částku. Celý proces je transparentní a na faktuře je jasně vidět, kolik bylo zaplaceno předem.

Co je proforma faktura a čím se liší od běžné faktury

Proforma faktura je doklad, který formálně vypadá jako faktura, ale z právního hlediska jí není. Jedná se o výzvu k platbě -- předběžný dokument, kterým dodavatel žádá odběratele o zaplacení zálohy ještě před tím, než dodá zboží nebo poskytne službu. V praxi se jí říká také zálohová faktura, ačkoli česká legislativa tento pojem formálně nedefinuje.

Na rozdíl od řádné (daňové) faktury nemá proforma faktura žádné přímé účetní ani daňové dopady. Dodavatel ji nezahrnuje do svých výnosů, odběratel na jejím základě nemůže uplatnit odpočet DPH. Teprve po přijetí platby vzniká povinnost vystavit řádný daňový doklad, který splňuje všechny náležitosti podle zákona o DPH č. 235/2004 Sb. Jaké údaje musí řádná faktura obsahovat, popisujeme v článku Co musí obsahovat faktura.

Přesto má proforma faktura jasnou strukturu. Obsahuje údaje o dodavateli a odběrateli, popis plnění, částku k úhradě, datum splatnosti a platební údaje (číslo účtu, variabilní symbol). Díky tomu se klient nemusí nic dohadovat -- prostě zaplatí podle uvedených údajů a vy můžete začít pracovat.

Proforma faktura vs. faktura: přehled rozdílů

Hlavní rozdíl spočívá v tom, že proforma faktura nezakládá právní nárok na platbu. Je to informativní dokument, nikoliv daňový doklad. Řádná faktura naopak slouží jako doklad o uskutečněném zdanitelném plnění a je podkladem pro účetnictví, daňovou evidenci i případnou kontrolu finančního úřadu. Více o tom, jak správně fakturovat jako OSVČ, najdete v průvodci Faktura pro OSVČ.

Dalším praktickým rozdílem je číslování. Proforma faktury se obvykle číslují v samostatné řadě (např. PF-2026-001), aby se nepletly s řádnými fakturami. Ve vystav.to systém spravuje číselné řady automaticky, takže se nemusíte starat o duplicity ani o správné pořadí dokladů.

Editor proforma faktury ve vystav.to: formulář s položkami, QR kódem a splatností — Editor faktur: vytvořte proforma fakturu se všemi údaji k platbě

Kdy proforma fakturu použít

Proforma faktura je nástroj pro řízení cash flow a minimalizaci rizika. Existují situace, kdy je její vystavení nejen praktické, ale téměř nezbytné. Podívejte se na nejčastější scénáře.

Před dodáním zboží nebo materiálu

Prodáváte zboží na zakázku nebo nakupujete materiál speciálně pro klienta? Proforma fakturu vystavíte ještě před objednáním materiálu a kryjete si tak vstupní náklady. Klient zaplatí zálohu a vy objednáte materiál s jistotou, že za něj dostanete zaplaceno. Typické pro dodavatele stavebního materiálu, IT techniky nebo zakázkového nábytku.

Velké projekty a zakázky

U rozsáhlejších projektů, jejichž realizace trvá týdny nebo měsíce, je běžné rozložit platbu do několika záloh. První proforma pokryje zahájení prací, další přijde po dokončení etapy. Na konci projektu vystavíte finální fakturu s odpočtem všech záloh. Tento postup je standardní ve stavebnictví, IT vývoji i v marketingových agenturách.

Noví klienti bez platební historie

Spolupracujete poprvé s klientem, o jehož platební morálce nemáte žádné informace? Proforma faktura je elegantní způsob, jak si ověřit jeho ochotu a schopnost platit, aniž byste investovali čas a prostředky do práce, za kterou byste nemuseli dostat zaplaceno. Teprve po přijetí zálohy začnete plnit zakázku.

Stavby a rekonstrukce

Stavební firmy a řemeslníci pracují s proforma fakturami rutinně. Záloha na materiál, záloha na práci, průběžné fakturace po etapách -- to vše je v oboru standard. Klient přesně vidí, za co platí, a dodavatel nemusí financovat zakázku z vlastních prostředků. V průvodci Jak vystavit fakturu najdete postup krok za krokem.

Export a zahraniční obchod

V mezinárodním obchodě slouží proforma faktura jako podklad pro celní řízení. Uvádí se na ní popis zboží, množství, hodnota a podmínky dodání. I když vystav.to primárně cílí na český trh, proforma fakturu vystavíte i v cizí měně a s údaji odběratele ze zahraničí.

Služby s delší realizací

Překladatelé, grafici, programátoři a konzultanti často pracují na zakázkách, jejichž dodání trvá několik týdnů. Záloha formou proforma faktury zajistí, že klient je skutečně rozhodnutý projekt realizovat. Pokud se projekt z jakéhokoli důvodu neuskuteční, záloha se vrátí a řádná faktura se nevystavuje.

Jak to funguje ve vystav.to

Celý životní cyklus proforma faktury -- od vystavení přes sledování platby až po převod na řádnou fakturu -- zvládnete v několika krocích přímo v aplikaci. Žádné ruční přepisování, žádné riziko chyby.

1. Vytvořte proforma fakturu

V editoru faktur zvolte typ dokladu „Proforma faktura". Vyplňte klienta (automaticky z ARES po zadání IČO), přidejte položky, nastavte splatnost a uložte. Systém přiřadí číslo z řady proforma faktur a vygeneruje PDF s QR kódem pro okamžitou platbu.

2. Odešlete s QR kódem

Proforma fakturu odešlete klientovi e-mailem přímo z aplikace nebo stáhnete PDF a pošlete sami. Každá proforma obsahuje QR kód SPAYD, takže klient naskenuje kód v mobilním bankovnictví a platební údaje (číslo účtu, variabilní symbol, částka) se předvyplní automaticky. Více o QR kódech v průvodci QR kód na faktuře.

3. Sledujte platbu

Jakmile klient zaplatí, označíte platbu v přehledu faktur nebo ji systém spáruje automaticky při importu bankovního výpisu (tarif Pro). Stav proforma faktury se změní na „Zaplaceno" a vy vidíte, že záloha dorazila a můžete začít pracovat.

4. Převeďte na řádnou fakturu

Po dokončení zakázky klikněte na proforma faktuře na „Převést na fakturu". Systém vytvoří novou řádnou fakturu se všemi položkami z proformy a automaticky přidá zápornou řádku s odpočtem zaplacené zálohy. Klient tak doplatí jen zbývající částku. Celý proces je transparentní a obě strany přesně vidí, kolik bylo zaplaceno předem.

Dashboard vystav.to: přehled proforma faktur, plateb a otevřených zakázek — Dashboard: přehled proforma faktur, zaplacených záloh a otevřených zakázek

Automatické odpočty záloh: žádné ruční počítání

Jedním z nejčastějších problémů při práci se zálohovými fakturami je správný odpočet zálohy na finální faktuře. Kolik klient zaplatil? Kolik má doplatit? Jak to správně uvést na dokladu, aby to odpovídalo účetním i daňovým požadavkům? Ve vystav.to se o to nemusíte starat.

Když převádíte proforma fakturu na řádnou fakturu, systém automaticky:

Přenese všechny položky z proforma faktury na finální doklad, včetně popisů, množství, jednotkových cen a sazeb DPH.
Přidá zápornou položku s textem „Odpočet zálohy dle proforma faktury č. PF-XXXX-XXX" a zápornou částkou odpovídající zaplacené záloze.
Přepočítá celkovou částku tak, aby klient viděl přesný doplatek. Pokud záloha pokryla celou zakázku, výsledná částka je nulová a faktura slouží pouze jako daňový doklad.
Zachová vazbu mezi proformou a finální fakturou, takže v přehledu dokladů vždy vidíte, ke které zakázce záloha patří.

Příklad: stavební zakázka za 120 000 Kč

Řekněme, že provádíte rekonstrukci koupelny za 120 000 Kč bez DPH. Postup ve vystav.to vypadá takto:

Vystavíte proforma fakturu na 60 000 Kč (50% záloha na materiál a zahájení prací).
Klient zaplatí zálohu. Označíte platbu v systému.
Po dokončení rekonstrukce převedete proformu na řádnou fakturu.
Systém vytvoří fakturu na 120 000 Kč, přidá zápornou řádku „Odpočet zálohy: -60 000 Kč" a výsledný doplatek je 60 000 Kč.
Klient doplatí zbývajících 60 000 Kč a vy máte kompletní dokumentaci pro účetní.

Celý proces je plně automatický. Nemusíte ručně počítat částky, kopírovat čísla dokladů ani hlídat, jestli souhlasí DPH. Systém to udělá za vás. Export do CSV pro účetního je samozřejmě součástí všech tarifů, včetně tarifu Free. Více o exportu dat najdete na stránce Fakturace zdarma.

Více záloh na jednu zakázku

U větších projektů můžete vystavit více proforma faktur na jednu zakázku. Například první zálohu před zahájením, druhou po dokončení hrubé fáze a třetí po finálním předání. Při převodu na finální fakturu systém zohlední všechny zaplacené zálohy a odečte je jako samostatné záporné položky. Klient na faktuře vidí kompletní rozpis: celková cena, jednotlivé zálohy a výsledný doplatek.

PDF faktura s odpočtem zálohy z proforma faktury — Finální faktura s automatickým odpočtem zálohy z proforma faktury

Často kladené otázky o proforma faktuře

Odpovědi na nejčastější dotazy k proforma fakturám a zálohovým platbám. Nenašli jste odpověď? Napište nám na info@vystav.to.

Co je proforma faktura?

Proforma faktura (zálohová faktura) je nezávazný doklad, kterým dodavatel žádá odběratele o zaplacení zálohy před dodáním zboží nebo služby. Formálně vypadá jako faktura -- obsahuje údaje o dodavateli, odběrateli, popis plnění, částku a platební údaje -- ale z právního hlediska není daňovým dokladem. Neúčtuje se do příjmů ani nákladů. Slouží výhradně jako výzva k platbě a předchází vystavení řádné faktury po uskutečnění plnění. Ve vystav.to proforma fakturu vystavíte stejně snadno jako běžnou fakturu, navíc s QR kódem pro okamžitou platbu.

Je proforma faktura daňový doklad?

Ne. Proforma faktura není daňovým dokladem ve smyslu zákona o DPH č. 235/2004 Sb. Nelze na jejím základě uplatnit odpočet DPH ani ji zahrnout do účetnictví jako náklad nebo výnos. Po přijetí zálohy je povinností dodavatele vystavit řádný daňový doklad, na kterém budou uvedeny všechny zákonné náležitosti. Ve vystav.to tento převod provedete jedním kliknutím -- systém automaticky vytvoří řádnou fakturu a doplní odpočet zálohy. Detailní přehled povinných údajů na faktuře najdete v článku Co musí obsahovat faktura.

Kdy se proforma faktura používá?

Proforma fakturu použijete vždy, když chcete od klienta zálohu ještě před zahájením práce nebo dodáním zboží. Nejčastěji jde o tyto situace: velké zakázky, kde potřebujete krýt vstupní náklady na materiál; spolupráce s novým klientem, u kterého chcete ověřit platební morálku; stavby a rekonstrukce s etapovitou fakturací; export zboží do zahraničí (proforma slouží jako podklad pro celní řízení); a projekty s delší dobou realizace, kde záloha chrání obě strany. Více o správném postupu fakturace najdete v průvodci Jak vystavit fakturu.

Jak funguje odpočet zálohy na finální faktuře?

Jakmile klient zaplatí proforma fakturu a vy dokončíte zakázku, převedete proformu na řádnou fakturu ve vystav.to jedním kliknutím. Systém automaticky přenese všechny položky z proformy a přidá zápornou řádku „Odpočet zálohy dle proforma faktury č. PF-XXXX-XXX" s odpovídající zápornou částkou. Výsledná faktura tak zobrazuje celkovou cenu zakázky, odečtenou zálohu a doplatek, který klient ještě uhradí. Pokud jste vystavili více proforma faktur na jednu zakázku, systém odečte všechny zálohy najednou. Celý proces je transparentní pro klienta i pro účetního.

Proforma faktura.
Záloha vyřízena, práce může začít.