Fakturace pro malé firmy — jednoduše a přehledně

Proč malé firmy volí vystav.to

Malá firma potřebuje fakturační program, který je jednoduchý na obsluhu, cenově dostupný a nevyžaduje školení ani IT oddělení. Přesně takový je vystav.to. Žádná instalace, žádné aktualizace, žádné skryté poplatky navíc.

Bez instalace, ihned k dispozici

Vystav.to je cloudová webová aplikace. Stačí otevřít prohlížeč a přihlásit se. Funguje na Windows, macOS, Linuxu i na mobilním telefonu. Neinstalujete žádný software, neřešíte aktualizace a nemusíte zálohovat databázi na vlastní disk. Data jsou bezpečně uložena na serverech v EU s pravidelnými zálohami.

Cloud pro celý tým

Každý člen týmu se přihlásí vlastním účtem a vidí sdílené klienty, faktury, sklad i evidenci nákladů. Majitel firmy pracuje na notebooku v kanceláři, technik vystaví fakturu z telefonu přímo u zákazníka. Všechna data jsou vždy synchronizovaná a aktuální, bez posílání excelových tabulek e-mailem tam a zpět.

Více uživatelů s rolemi

V tarifu Starter fakturují až 3 uživatelé, v tarifu Pro až 10. Každému přidělíte roli podle jeho odpovědnosti: vlastník, admin, technik nebo prohlížeč. Technik například vytvoří nabídku, ale schválit a odeslat fakturu může pouze admin nebo vlastník. Přesné řízení oprávnění chrání vaše finanční data.

Cenově dostupné řešení

Tarif Free je zdarma navždy a pokryje potřeby nejmenších firem s malým objemem faktur. Starter za 299 Kč měsíčně nabídne 50 faktur a 3 uživatele. Pro za 499 Kč měsíčně odemkne neomezené faktury, 10 uživatelů, bankovní výpisy a API. Žádné skryté poplatky, žádné jednorázové licence, žádné příplatky za aktualizace.

Česká legislativa a ARES

Faktury splňují všechny náležitosti podle zákona o DPH č. 235/2004 Sb. Napojení na registr ARES automaticky doplní obchodní jméno, sídlo i DIČ podle IČO. Nemusíte ručně kontrolovat, zda faktura obsahuje vše potřebné. Co přesně musí faktura obsahovat, popisujeme v článku Co musí obsahovat faktura.

QR kódy na každé faktuře

Každá faktura automaticky obsahuje QR kód ve formátu SPAYD. Zákazník naskenuje kód v mobilním bankovnictví a platební údaje (číslo účtu, variabilní symbol, částka) se předvyplní samy. Inkaso plateb se urychlí a ubude chyb při ručním zadávání. Podrobnosti najdete v průvodci QR kód na faktuře.

Dashboard vystav.to: grafy příjmů a nákladů za posledních 12 měsíců, přehled otevřených faktur — Dashboard: přehled příjmů, nákladů a otevřených faktur celé firmy na jednom místě

Funkce pro týmovou práci

Malá firma není jednočlenná živnost. Jakmile máte dva a více lidí, kteří vystavují faktury, objednávají materiál nebo komunikují s klienty, potřebujete sdílený systém s jasně definovanými oprávněními. Vystav.to toto řeší elegantně a bez zbytečné složitosti.

Čtyři role, jasná pravidla

Každému uživateli přidělíte jednu ze čtyř rolí, která přesně odpovídá jeho pozici ve firmě:

Vlastník — plný přístup ke všem datům, nastavení firmy, správa uživatelů, přístup k reportům a CSV exportu. Typicky majitel firmy nebo jednatel s.r.o.
Admin — může vystavovat a schvalovat faktury, spravovat klienty a sklad, evidovat náklady. Nemůže měnit nastavení firmy ani spravovat uživatele. Ideální pro asistentku, office managera nebo vedoucího pobočky.
Technik — vytváří nabídky a cenové odhady, eviduje pracovní výkazy a náklady. Nemůže schvalovat ani odesílat faktury. Vhodný pro montéra, řemeslníka nebo terénního pracovníka, který potřebuje rychle zaznamenat práci u zákazníka.
Prohlížeč — vidí faktury, klienty a reporty, ale nemůže nic vytvářet ani měnit. Hodí se pro externího účetního, který potřebuje nahlédnout do dat, nebo pro společníka, který chce sledovat výnosy firmy bez rizika nechtěné změny.

Sdílení klientů a skladu

Databáze klientů je společná pro celou firmu. Když admin přidá nového odběratele přes ARES, technik ho okamžitě vidí a může mu připravit nabídku. Stejně tak sklad: ceny, jednotky a zásoby jsou sdílené. Při vystavování faktury stačí vybrat položku ze seznamu a systém automaticky doplní název, cenu a jednotku. Konec duplikátních tabulek a nekonzistentních ceníků.

Oprávnění chrání vaše data

Technik nevidí finanční přehledy firmy. Prohlížeč nemůže smazat fakturu. Vlastník má plnou kontrolu nad tím, kdo k čemu přistupuje. Oprávnění nastavíte jednou a systém je vynucuje automaticky. Nemusíte řešit, zda kolega omylem nepřepsal cenu v ceníku nebo nesmazal záznam o platbě.

Editor faktur vystav.to: formulář pro vystavení faktury s položkami, DPH a splatností — Editor faktur: přidejte položky, nastavte splatnost a odešlete PDF

Od nabídky po platbu: celý workflow na jednom místě

Fakturace pro malé firmy nezačíná ani nekončí vystavením faktury. Vystav.to pokrývá celý obchodní cyklus od prvního cenového odhadu až po export dat pro účetního. Každý krok je propojený, takže nemusíte přepínat mezi třemi různými aplikacemi.

1. Cenová nabídka

Připravte zákazníkovi cenový odhad přímo v aplikaci. Vyberte položky ze skladu, upravte množství a odešlete nabídku jako PDF. Zákazník ji schválí a vy jedním kliknutím převedete nabídku na fakturu. Všechny položky, ceny a údaje odběratele se přenesou automaticky bez ručního přepisování.

2. Vystavení faktury

Klikněte na „Nová faktura", vyberte klienta z databáze (nebo přidejte nového přes ARES), přidejte položky a nastavte splatnost. Faktura se vygeneruje jako profesionální PDF s vaším logem, barevným akcentem, zápatím a QR kódem SPAYD pro okamžitou platbu. Podrobný návod najdete v článku Jak vystavit fakturu.

3. Sledování plateb

U každé faktury vidíte stav: vystavená, odeslaná, zaplacená, po splatnosti. Systém automaticky zvýrazní faktury po splatnosti, abyste mohli včas kontaktovat dlužníka. V tarifu Pro navíc párujete bankovní výpisy a platby se přiřadí k fakturám automaticky podle variabilního symbolu.

4. Evidence nákladů

Zaznamenávejte firemní výdaje: nákup materiálu, pohonné hmoty, nářadí, licence. Účtenku vyfoťte telefonem a AI ji automaticky rozpozná přes OCR. Náklady se promítnou do grafů na dashboardu, takže máte okamžitý přehled o ziskovosti firmy. Žádné ztracené papírové účtenky v kapse montérky.

5. Reporty a grafy

Dashboard zobrazuje příjmy a náklady za posledních 12 měsíců v přehledných grafech. Vidíte, kolik jste vyfakturovali, kolik vám zákazníci dluží a jaké jsou vaše měsíční náklady. Reporty pomáhají při plánování cashflow i při rozhodování o investicích do nového vybavení nebo zaměstnanců.

6. CSV export pro účetní

Na konci měsíce nebo čtvrtletí exportujte faktury, náklady a platby do CSV souboru. Soubor obsahuje české hlavičky a je kódován s BOM, takže se správně otevře i v Microsoft Excel. Předejte ho účetnímu e-mailem nebo naimportujte do účetního softwaru jako je Pohoda nebo Money S3. Žádné ruční přepisování z papírových dokladů.

Ukázka PDF faktury z vystav.to: šablona s QR kódem SPAYD, logem firmy a barevným akcentem — Výsledná PDF faktura se šablonou, QR kódem a logem vaší firmy

Ceny přátelské k malým firmám

Fakturace pro malé firmy nemusí stát tisíce korun měsíčně. Vystav.to nabízí tři tarify, které pokryjí potřeby od jednočlenné s.r.o. až po firmu s deseti zaměstnanci. Žádné jednorázové licence, žádné příplatky za aktualizace, žádné skryté poplatky.

Free — 0 Kč / měs.

Ideální pro začínající firmy a jednočlenné s.r.o. s malým objemem faktur. Zahrnuje 5 faktur měsíčně, QR kódy SPAYD, správu klientů přes ARES, 20 skladových položek, 3 OCR skeny a CSV export. Tarif Free je zdarma navždy bez kreditní karty.

Starter — 299 Kč / měs.

Pro firmy, které fakturují pravidelně a potřebují týmový přístup. 50 faktur měsíčně, 3 uživatelé s rolemi, 200 skladových položek, 20 OCR skenů a prioritní podpora. Ideální pro řemeslnické firmy, malé stavební firmy nebo servisní organizace.

Pro — 499 Kč / měs.

Pro rostoucí firmy s vyšším objemem dokladů. Neomezené faktury, 10 uživatelů, neomezený sklad, 100 OCR skenů, párování bankovních výpisů a přístup přes API. Vhodný pro firmy s více pobočkami nebo většími týmy v terénu.

Ceny jsou bez DPH. Upgrade nebo downgrade kdykoliv bez penalizace.

Podrobný ceník Vyzkoušet zdarma

Pro jaké firmy je vystav.to ideální

Vystav.to je navržený pro české malé firmy a podnikatele, kteří potřebují jednoduchou a spolehlivou fakturaci bez zbytečné administrativy. Tady je několik příkladů, kde systém přináší největší hodnotu.

Řemeslnické firmy

Instalatéři, elektrikáři, zedníci a klempíři. Technik zaznamená práci a materiál přímo u zákazníka z telefonu, admin v kanceláři schválí a odešle fakturu. Sdílený sklad hlídá zásoby materiálu. Více v průvodci Fakturace pro řemeslníky.

Malé s.r.o. a obchodní firmy

Obchodní firmy s několika zaměstnanci, které pravidelně fakturují desítky odběratelů. Systém ARES šetří čas při zakládání klientů, QR kódy urychlují platby a CSV export zjednodušuje spolupráci s externím účetním. Přehled příjmů a nákladů na dashboardu nahradí ruční tabulky v Excelu.

Servisní a úklidové firmy

Firmy s pravidelnými měsíčními fakturami pro stálé klienty. Evidence nákladů pomáhá sledovat ziskovost jednotlivých zakázek. Technici v terénu evidují výkazy a spotřebu materiálu, admin vystaví hromadně faktury na konci měsíce.

Jednočlenné s.r.o. a OSVČ

I jednočlenná firma ocení přehledný systém místo excelové tabulky. Pokud jste OSVČ nebo živnostník, tarif Free pokryje vaše potřeby zcela zdarma. Až firma poroste a přibudou zaměstnanci nebo spolupracovníci, přejdete na Starter jedním kliknutím.

IT firmy a agentury

Webové agentury, grafická studia a IT firmy s několika zaměstnanci nebo externisty. Každý člen týmu má vlastní přihlášení a vidí pouze relevantní data. Tarif Pro nabízí přístup přes API pro napojení na vlastní systémy, CRM nebo projektové nástroje. Fakturace se stane součástí vašeho workflow.

Online fakturační systém

Hledáte moderní online fakturační systém, který nevyžaduje instalaci a funguje odkudkoliv? Vystav.to je cloudová aplikace dostupná z jakéhokoliv zařízení s internetem. Přihlaste se z kanceláře, z domova nebo z dodávky na cestě k zákazníkovi. Data jsou vždy synchronizovaná.

Často kladené otázky o fakturaci pro malé firmy

Nejčastější dotazy k firemní fakturaci ve vystav.to. Nenašli jste odpověď? Napište nám na info@vystav.to.

Kolik uživatelů může ve firmě fakturovat současně?

Záleží na zvoleném tarifu. Tarif Free je určený pro jednoho uživatele a hodí se pro jednočlenné s.r.o. nebo začínající podnikatele. Starter umožňuje přístup třem uživatelům s přidělením rolí (vlastník, admin, technik, prohlížeč). Tarif Pro pak až deseti uživatelům. Každý se přihlašuje vlastním účtem a vidí pouze data, ke kterým má oprávnění podle přidělené role. Přidání nového uživatele trvá pár sekund v nastavení účtu.

Zvládne vystav.to fakturaci pro s.r.o.?

Ano, plně. Systém podporuje fakturaci pro právnické osoby včetně společností s ručením omezeným. Faktury obsahují všechny zákonné náležitosti vyžadované českou legislativou: IČO a DIČ dodavatele i odběratele, sídlo firmy, evidenční číslo faktury, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění, datum splatnosti, základ daně a výši DPH. Systém rozlišuje plátce a neplátce DPH a automaticky upravuje formát faktury. Podrobnosti najdete v článku Co musí obsahovat faktura.

Můžeme sdílet databázi klientů a sklad mezi více uživateli?

Ano. Klienti, skladové položky i evidence nákladů jsou sdílené v rámci celého firemního účtu. Když admin přidá nového klienta přes napojení na registr ARES, ostatní uživatelé ho okamžitě vidí a mohou mu vystavovat faktury nebo nabídky. Stejně tak skladové položky: názvy, ceny, jednotky a stavy zásob jsou společné pro celý tým. Tím odpadá duplicitní vedení ceníků a nekonzistentní údaje o klientech.

Jak předáme data účetnímu?

Vystav.to nabízí CSV export faktur, nákladů i plateb. Soubor obsahuje české hlavičky a je kódován s BOM pro správné zobrazení diakritiky v Microsoft Excel. Stačí v nastavení zvolit období, kliknout na „Exportovat" a vygenerovaný soubor předat účetnímu e-mailem. Ten ho naimportuje do účetního softwaru jako Pohoda, Money S3 nebo iDoklad. Alternativně můžete účetnímu přidělit roli Prohlížeč a umožnit mu přímý přístup k datům v aplikaci.

Fakturace pro malé firmy.
Jednoduše, přehledně, bez zbytečností.