Vystavení faktury patří k základním dovednostem každého podnikatele, živnostníka i OSVČ. Přesto mnoho lidí neví přesně, co faktura musí obsahovat, jak ji správně vyplnit nebo jak ji odeslat klientovi. V tomto článku projdeme celý postup od právních požadavků přes moderní fakturační nástroje až po tipy, jak se vyhnout nejčastějším chybám.
Vystavit fakturu v roce 2026 je snazší než dřív. S online fakturačním systémem, jako je vystav.to, celý proces zvládnete za méně než dvě minuty. Žádná instalace softwaru, žádné starosti s formátováním, žádné riziko, že na něco zapomenete.
Co je faktura a proč ji potřebujete
Faktura (daňový doklad nebo účetní doklad) je písemný doklad o uskutečnění obchodní transakce. Potvrzuje, že jste dodali zboží nebo poskytli službu, a zároveň vyzývá odběratele k úhradě sjednané částky. Z právního hlediska jde o závazný dokument, který musí splňovat podmínky stanovené zejména zákonem č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty a zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví.
Fakturu potřebujete vždy, když:
- provádíte zdanitelné plnění pro jiného plátce DPH nebo osobu registrovanou k DPH v EU,
- přijmete zálohu před uskutečněním zdanitelného plnění,
- uskutečňujete plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet,
- nebo kdy to vyžadují smluvní podmínky s vaším odběratelem.
I neplátci DPH vystavují faktury. Jen na nich nefiguruje DPH a označují se zpravidla prostě jako „faktura" nebo „faktura, daňový doklad". Právní povinnost archivace faktur je 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém plnění nastalo.
Povinné náležitosti faktury
Zákon o DPH (§ 29) stanovuje, co musí faktura obsahovat. Pokud vystavujete fakturu jako plátce DPH, musíte uvést všechny následující údaje:
- Označení dokladu: slovo „faktura" nebo „daňový doklad" a jedinečné evidenční číslo.
- Identifikace dodavatele: obchodní firma nebo jméno a příjmení, sídlo, DIČ.
- Identifikace odběratele: obchodní firma nebo jméno a příjmení, sídlo. Pokud je odběratel plátce DPH, také jeho DIČ.
- IČO obou stran, zejm. pro firmy zapsané v obchodním rejstříku.
- Rozsah a předmět plnění: popis dodaného zboží nebo poskytnuté služby, množství a jednotková cena bez daně.
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), nebo datum přijetí úplaty, pokud se liší.
- Datum vystavení. Faktura musí být vystavena nejpozději do 15 dnů od uskutečnění plnění.
- Základ daně a sazba DPH, základ pro každou sazbu zvlášť (21 %, 12 % nebo 0 %).
- Výše daně, tj. DPH v korunách pro každou sazbu.
- Celková cena včetně DPH (celková částka k úhradě).
- Způsob a lhůta splatnosti: datum splatnosti a preferovaný způsob úhrady (bankovní převod, hotovost apod.).
- Bankovní spojení: číslo účtu a kód banky (nebo IBAN), pokud se platí převodem.
Neplátci DPH neuvádějí DIČ, základ daně ani výši DPH. Stačí identifikační údaje obou stran, popis plnění, částka a splatnost. Na faktuře doporučujeme uvést poznámku „Nejsem plátcem DPH."
Tip: Vystavujete fakturu pro OSVČ nebo jako živnostník? Zkontrolujte, zda je vaše DIČ ve správném formátu (CZ + rodné číslo nebo IČO). Chybné DIČ může vést k odmítnutí dokladu ze strany odběratele nebo správce daně.
Krok za krokem: Jak vystavit fakturu ve vystav.to
Ruční psaní faktur v textovém editoru nebo tabulkovém procesoru je pomalé, chybové a nepřehledné. Moderní fakturační systém jako vystav.to zajišťuje, že žádný povinný údaj nevynecháte, automaticky počítá DPH a generuje profesionální PDF s QR kódem pro okamžitou platbu.
Krok 1: Vytvořte účet a nastavte firmu
Zaregistrujte se na vystav.to/admin/register. Stačí e-mail a heslo. Po registraci vyplňte základní údaje o vaší firmě: název, IČO, DIČ (pokud jste plátce DPH), sídlo a bankovní účet. Systém si tyto údaje zapamatuje a bude je automaticky doplňovat na každou fakturu.
Krok 2: Přidejte klienta
V sekci Klienti klikněte na „Přidat klienta". Zadejte IČO a systém automaticky doplní zbývající údaje z registru ARES: obchodní název, sídlo i DIČ. Nemusíte nic opisovat ručně a eliminujete riziko překlepu.
Krok 3: Vyplňte editor faktury
Klikněte na „Nová faktura". Vyberte klienta ze seznamu, zadejte datum vystavení, DUZP a splatnost. Přidejte řádky plnění: název, množství, jednotkovou cenu a sazbu DPH. Systém okamžitě zobrazí živý náhled faktury tak, jak bude vypadat výsledné PDF.
Krok 4: Zkontrolujte a uložte fakturu
Před uložením zkontrolujte živý náhled faktury vpravo. Ověřte, zda jsou správně: číslo faktury, DUZP, výše DPH a bankovní spojení. Pokud jste s náhledem spokojeni, klikněte na „Uložit fakturu".
Krok 5: Stáhněte PDF nebo odešlete e-mailem
Po uložení máte k dispozici tlačítka „Stáhnout PDF" a „Odeslat e-mailem". PDF obsahuje profesionální grafiku, váš logo (pokud jste ho nahráli), přizpůsobenou barvu a QR kód SPAYD pro okamžitou platbu přes mobilní bankovnictví.
Typy faktur
Než fakturu vystavíte, je dobré vědět, o jaký typ dokladu se jedná. V české praxi se setkáte nejčastěji se třemi typy:
Řádná faktura (daňový doklad)
Standardní faktura vystavená po dodání zboží nebo splnění služby. Je to nejběžnější typ dokladu. Musí být vystavena do 15 dnů od DUZP. Ve vystav.to ji vytvoříte jednoduše jako „Nová faktura" s typem „Faktura".
Zálohová faktura (proforma faktura)
Proforma faktura se vystavuje před uskutečněním plnění, pokud požadujete zálohu předem. Není to daňový doklad. Po přijetí platby musíte vystavit řádnou fakturu nebo daňový doklad k přijaté platbě. Hodí se u zakázek s delší dobou realizace nebo u nových klientů, kde chcete pojistit platbu.
Dobropis (opravný daňový doklad)
Dobropis vystavujete tehdy, když potřebujete opravit nebo stornovat dříve vystavenou fakturu, například při vrácení zboží, uznané slevě nebo chybě v původním dokladu. Dobropis musí obsahovat odkaz na opravovaný doklad. Ve vystav.to ho vystavíte přímo z detailu příslušné faktury.
Pozor: Proforma faktura (zálohová výzva) sama o sobě není daňovým dokladem. DPH se odvádí až po přijetí zálohy. Po jejím přijetí vystavte daňový doklad k přijaté platbě. Více informací najdete na stránkách Finanční správy ČR.
Nejčastější chyby při vystavování faktur
I zkušení podnikatelé dělají chyby, které mohou komplikovat vztah s klientem nebo způsobit problémy při daňové kontrole. Zde jsou ty nejběžnější:
- Chybějící nebo nesprávné DIČ. Zejména u zahraničních obchodních partnerů je ověření DIČ klíčové pro správné uplatnění nároku na odpočet DPH.
- Špatné datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). DUZP se nerovná datu vystavení faktury. Je to datum, kdy jste skutečně dodali zboží nebo splnili službu. Správné DUZP určuje, do jakého zdaňovacího období DPH spadá.
- Nesrozumitelný popis plnění. „Práce" nebo „Služby" nestačí. Uveďte konkrétní popis, třeba „Instalace elektrického vedení v objektu XY, 3. 2. 2026".
- Duplicitní nebo přeskočená čísla faktur. Číslování faktur musí být chronologické a bez mezer. Přerušení číselné řady může vzbudit podezření při daňové kontrole.
- Chybějící bankovní spojení. Bez čísla účtu nemůže klient zaplatit převodem. Vždy uveďte IBAN nebo číslo účtu ve formátu číslo/kód banky.
- Zaslání faktury bez PDF. Posílat fakturu jen jako text e-mailu nestačí. Vždy připojte PDF, klienti ho očekávají a bez něj faktura nevypadá seriózně.
- Pozdní vystavení. Fakturu za zdanitelné plnění musíte vystavit nejpozději do 15 dnů. Pozdní vystavení může být sankcionováno správcem daně.
Jak odeslat fakturu klientovi
Jakmile je faktura vystavena, přichází na řadu její doručení klientovi. Existují dva hlavní způsoby:
Odesláním e-mailem s PDF přílohou
Nejrozšířenější a nejrychlejší metoda. Ve vystav.to kliknete na „Odeslat e-mailem" přímo z detailu faktury. Systém automaticky doplní e-mailovou adresu klienta, vygeneruje PDF a odešle zprávu s přílohou. Předmět i tělo e-mailu jsou předvyplněny česky a obsahují klíčové informace o splatnosti.
Stažením PDF a předáním jiným způsobem
Pokud preferujete jiný způsob doručení, třeba přes datovou schránku, sdílené úložiště nebo osobní předání, stáhněte PDF tlačítkem „Stáhnout PDF". Soubor je okamžitě připraven ke sdílení.
Každé PDF z vystav.to obsahuje QR kód SPAYD. Klient ho naskenuje mobilní bankovní aplikací a platební příkaz se vyplní automaticky: správná částka, variabilní symbol i číslo vašeho účtu. Chyby při ručním zadávání platby tím odpadají. Více o QR kódech na fakturách najdete v článku QR kód na faktuře: Co je SPAYD.
Po odeslání faktury systém automaticky sleduje její stav. Pokud klient nezaplatí do data splatnosti, faktura se označí jako po splatnosti a vy ihned vidíte, na koho se máte obrátit.
Závěr
Vystavit fakturu správně a rychle není žádná věda, pokud víte, co do ní patří. Uveďte všechny povinné náležitosti dle § 29 zákona o DPH, použijte správné datum DUZP, jasně popište předmět plnění a fakturu odešlete do 15 dnů od uskutečnění plnění.
Se systémem vystav.to celý postup zvládnete za minutu dvě. Data klienta se doplní z ARES automaticky, DPH systém spočítá sám a hotové PDF s QR kódem stáhnete nebo rovnou odešlete e-mailem. Prvních 5 faktur měsíčně máte zdarma.
Vyzkoušejte vystav.to ještě dnes. Registrace trvá 30 sekund a první faktura bude hotová dřív, než dočtete tento článek.
Máte otázky k vystavování faktur nebo k fungování systému? Podívejte se na další články v našem blogu nebo nás kontaktujte na info@vystav.to.
