Fakturace pro řemeslníky:
Kompletní průvodce

Řemeslník má plné ruce práce, a to doslova. Po celém dni na stavbě, v dílně nebo u zákazníka přijde chvíle, kdy musíte sednout a vystavit fakturu. Pro spoustu živnostníků je fakturace pro řemeslníky každodenní bolestí hlavy: co všechno musí faktura obsahovat? Jak si evidovat náklady na materiál? A dá se fakturu vystavit přímo z terénu bez papírování?

Tento průvodce odpovídá na všechny tyto otázky. Ať jste elektrikář, instalatér, tesař, malíř nebo truhlář, fakturace funguje pro každého řemeslníka stejně a my vám ji vysvětlíme od úplného začátku.

Než začnete fakturovat

Abyste mohli legálně vystavovat faktury jako fyzická osoba, tj. jako řemeslník-živnostník, musíte mít vyřízené základní administrativní náležitosti. Bez nich vaše faktura nemá právní váhu a klient ji může odmítnout jako daňový doklad.

Živnostenský list a IČO

Základem je živnostenský list (nebo výpis z živnostenského rejstříku) a přidělené IČO (identifikační číslo osoby). Vyřídíte je na živnostenském úřadě nebo online přes portál RZP.cz, dnes to zvládnete i bez návštěvy úřadu.

Postup pro nového řemeslníka-živnostníka:

1. Ohlášení živnosti Navštivte živnostenský úřad nebo vyplňte Jednotný registrační formulář online. Správní poplatek za každou ohlášenou řemeslnou živnost je 1 000 Kč.
2. Přidělení IČO Do 5 pracovních dní od ohlášení obdržíte IČO. Toto číslo budete uvádět na všech fakturách.
3. Registrace na finančním úřadě Do 30 dnů od zahájení činnosti musíte podat přihlášku k dani z příjmů. Zvažte, zda se vám nevyplatí dobrovolná registrace k DPH.
4. Zdravotní a sociální pojištění Přihlaste se jako OSVČ u zdravotní pojišťovny a ČSSZ. Od prvního dne platíte zálohy.
5. Bankovní účet Zákon vás nenutí mít podnikatelský účet, ale oddělení soukromých a firemních financí vám výrazně usnadní evidenci a případnou kontrolu.

Jakou formu fakturace zvolit

Řemeslníci fakturují zpravidla třemi způsoby: papírovými formuláři, Excelem nebo specializovaným softwarem. Rozdíly jsou vidět v tabulce níže.

Papírové tiskopisy znamenají ruční přepisování, hledání v šanonech a nulovou evidenci. Excel je o krok lepší, ale bez počítače ho z montáže nepoužijete. Ve fakturačním softwaru jako vystav.to vystavíte fakturu za 2 minuty přímo na staveništi a klient ji okamžitě dostane e-mailem jako PDF.

Co musí řemeslník uvádět na faktuře

Faktura je daňový doklad a zákon přesně stanovuje, co musí obsahovat. Chybějící povinný údaj může způsobit, že klient fakturu odmítne nebo finanční úřad zpochybní oprávněnost výdaje.

Povinné náležitosti faktury pro neplátce DPH:

• Označení „Faktura" a číslo faktury (vaše interní číslování)
• Vaše jméno, příjmení a adresa (sídlo nebo místo podnikání)
• Vaše IČO (DIČ pouze pokud jste plátce DPH)
• Jméno a adresa odběratele (klienta, firmy)
• Datum vystavení faktury
• Datum splatnosti (standardně 14 nebo 30 dní)
• Popis plnění: co jste odvedli (instalace topení, oprava střechy apod.)
• Cena celkem a způsob platby (bankovní převod, číslo účtu + kód banky)
• Variabilní symbol pro snadné spárování platby

Jako plátce DPH přibývají navíc: DIČ obou stran, datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), sazba a výše DPH pro každou položku.

Evidence materiálu a nákladů

Řemeslnická práce se neobejde bez materiálu. Trubky, kabely, barva, šrouby, zárubeň. Vše, co nakoupíte pro zakázku, je daňový výdaj, který snižuje základ daně z příjmů. Pokud tyto náklady neevidujete, jednoduše přicházíte o peníze.

Co evidovat

• Nákupy materiálu (paragony, faktury od dodavatelů)
• Pohonné hmoty a parkování při jízdě na zakázku
• Nákup nebo pronájem nástrojů a strojů
• Pracovní oděvy a ochranné pomůcky
• Telefon a internet (poměrná část použitá pro podnikání)

Jak na to prakticky

Ideální postup je skenovat nebo fotit každý paragon přímo při platbě a okamžitě ho přiřadit k příslušné zakázce v aplikaci. Systém vystav.to obsahuje modul výdajů, kde k výdaji přiložíte fotografii dokladu z mobilu. Kdykoliv tak máte kompletní přehled nákladů pro každou zakázku a na konci roku jednoduše exportujete data pro účetní.

Fakturace z terénu

Hlavní výhoda fakturačního softwaru oproti Excelu nebo papíru? Mobil v kapse stačí. Práci dokončíte, otevřete aplikaci, přidáte položky, odešlete PDF klientovi na e-mail. Fakturu máte venku ještě než sbalíte nářadí.

Fakturace z terénu přináší řemeslníkům konkrétní výhody:

• Kratší splatnost v praxi: klient dostane fakturu okamžitě, ne za týden, až se dostanete k počítači
• Méně chyb: položky přidáváte čerstvě po dokončení práce, nic nezapomenete
• Profesionální dojem: PDF faktura s logem firmy místo ručně psaného lístku
• Okamžitá platba: QR kód na faktuře umožňuje klientovi platit přímo z bankovní aplikace

Jak vystavit první fakturu ve vystav.to

Registrace a první faktura nezabere déle než 5 minut. Zde je postup krok za krokem:

1. Vytvořte účet zdarma Přejděte na vystav.to/registrace a zadejte jméno firmy, IČO a e-mail. Žádná kreditní karta.
2. Vyplňte firemní údaje V nastavení doplňte adresu, bankovní spojení a volitelně nahrajte logo. Tyto údaje se automaticky předvyplňují na každé faktuře.
3. Přidejte klienta Zadejte jméno a IČO klienta, systém automaticky doplní zbývající údaje z veřejného registru ARES.
4. Vytvořte novou zakázku / fakturu Klikněte na „Nová faktura", přidejte položky (práce, materiál), nastavte cenu a datum splatnosti.
5. Odešlete PDF e-mailem Jedním kliknutím vygenerujete PDF s QR kódem a odešlete ho přímo klientovi. Hotovo.

Správa klientů a opakované zakázky

Řemeslníci mají často stálé zákazníky: majitele bytů, správce nemovitostí nebo firmy, pro které opakovaně pracují. Mít tyto klienty v systému výrazně zrychluje fakturaci. Při nové zakázce stačí vybrat klienta ze seznamu a všechny jeho údaje se automaticky vyplní.

Praktické funkce pro řemeslníky se stálými klienty:

• Adresář klientů s historií všech zakázek a plateb
• Ceník prací: uložte si hodinové sazby nebo ceny opakujících se prací, abyste je nemuseli pokaždé zadávat znovu
• Sklad materiálu: evidujte skladové zásoby a přidávejte je do faktur pomocí čárového kódu
• Přehled pohledávek: okamžitě vidíte, kdo vám ještě nezaplatil

Systém také upozorní na faktury po splatnosti, takže nemusíte ručně sledovat, kdy co zaplatit.

Export pro účetní a daňové přiznání

Na konci roku, nebo čtvrtletí pokud jste plátce DPH, potřebujete předat podklady účetnímu nebo zpracovat daňové přiznání. Ruční přepisování z papírových faktur do tabulky je noční můra. Fakturační software to řeší exportem dat jedním kliknutím.

Ze systému vystav.to stáhnete jedním kliknutím:

• CSV export faktur se všemi položkami, daty, částkami a stavem platby
• Export výdajů s nakoupeným materiálem a ostatními náklady, včetně přiložených fotek dokladů
• Export plateb, přehled přijatých plateb seřazený podle data nebo klienta

Soubory jsou ve formátu kompatibilním s Excelem (UTF-8 BOM, středníkový oddělovač), takže je účetní otevře bez problémů a bez nutnosti jakýchkoliv konverzí. Ušetříte hodiny práce a minimalizujete riziko chyby.

"Dřív jsem trávil každý leden přepisováním faktur do Excelu pro daňové přiznání. Teď to exportuji za 10 sekund a pošlu účetní. Za tu cenu to nestojí řešit jinak."

Tomáš K., instalatér, Praha

Závěr a doporučení

Fakturace pro řemeslníky nemusí být komplikovaná. Stačí mít vyřízený živnostenský list, vědět co na faktuře uvést a zvolit správný nástroj. Dnes máte v kapse mobil, na kterém zvládnete celou administrativu za zlomek času oproti papíru nebo Excelu.

Shrneme nejdůležitější body:

• Mějte vždy platný živnostenský list a IČO, bez nich nesmíte legálně fakturovat
• Na faktuře musí být: vaše jméno, IČO, adresa, identifikace klienta, popis práce, cena, datum a číslo účtu
• Evidujte veškerý nakoupený materiál, každý paragon je daňový výdaj
• Fakturujte okamžitě po dokončení práce, nejlépe přímo z terénu
• Využijte QR kód na faktuře, zkrátí dobu splatnosti a sníží počet upomínek
• Exportujte data pro účetního místo ručního přepisování

Pokud ještě nemáte fakturační systém nebo chcete přejít na něco jednodušího, vyzkoušejte vystav.to zdarma. Registrace zabere 2 minuty, první fakturu vystavíte za 5. Žádná kreditní karta, žádné závazky.

Máte konkrétní dotaz k fakturaci? Prohlédněte si další návody v sekci Blog nebo se rovnou zaregistrujte a vyzkoušejte systém na vlastní kůži.